Dersom du søkjer på ei utlyst stilling eller er tilsett hos oss

Vi lagrar nødvendige opplysningar om deg, slik som grunnleggjande personaldata, lønn, arbeidstid, skattetrekk, kva kommune du betaler skatt til og om du er medlem av ei fagforeining. Vi registrerer også informasjon knytt til arbeidsoppgåvene dine og til eventuelle tilpassingar du har behov for i jobben.

Søkjer du jobb hos oss, behandlar vi dei personopplysningane du gir oss i søknaden din for å vurdere om du er kvalifisert for stillinga.

Vi bruker ulike elektroniske system til å behandle og lagre opplysningane dine. Nokre opplysningar kan også finnast på papir. I tillegg blir det elektroniske spor registrert når du bruker inngangskort, ulike IT-løysingar og digitale verktøy.

Alle søknader på stillingar hos oss blir registrerte (journalførte) og lagra i Forskingsrådets arkiv i omtrent eitt år før dei blir makulerte. Journalen slettast ikkje, men personnamn eller namnet til søkjaren, blir ikkje offentleg tilgjengeleg i Offentleg elektronisk postjournal. Søknader til stillingar som avdelingsdirektør blir bevarte.

Vi slettar personopplysningar i tråd med krava i rekneskapslova og arkivlova.

Viss eit dokument har varig betydning for tilsetjings- eller lønnsforholdet, har vi ifølgje arkivlova plikt til å lagre det. Desse opplysningane kan normalt ikkje slettast utan godkjenning frå Riksarkivaren, heller ikkje etter at du har slutta hos oss.

Alle tilsette, både tidlegare og noverande, har ei personalmappe i arkivsystemet vårt. Her lagrar vi mellom anna stillingssøknaden din. Når du sluttar, ryddar vi personalmappa, men beheld søknaden.

Berre personar med tenestleg behov får tilgang til personopplysningane dine.

Vi bruker desse systema

Vi bruker hovudsakleg følgjande system til å behandle personopplysningar om tilsette:

Jobb Norge

Vi bruker rekrutteringssystemet Jobb Norge når vi skal tilsetje nye medarbeidarar. Her handterer vi informasjon om alle som søkjer jobb hos oss. Grade Jobb Norge leverer og driftar systemet og dei behandlar personopplysningar på våre vegner. Vi samarbeider også med Semac AS for å gjere bakgrunnssjekk av aktuelle kandidatar.

Saksbehandlings- og arkivsystem

Her behandlar vi tilsetjingssaker og personalsaker. Når vi tilset deg, opprettar vi ei personalmappe i saksbehandlar- og arkivsystemet vårt. Mappa inneheld dokument som er viktige for arbeidsforholdet ditt og for pensjonen din.

Adgangskontroll

Vi registrerer opplysningar om deg i tilgangskontrollsystemet. Dette gjer vi for at du skal få tilgang til Forskingsrådets bygg og rom med tilsettekortet ditt.

Krise og beredskapssystem

Vi har eit styringssystem for tryggleik og beredskap. Her registrerer vi kontaktinformasjonen din for å kunne nå deg raskt dersom det skjer ei krise eller ei uventa hending.

Økonomi og personalsystem

Vi behandlar personopplysningane dine i eit eige økonomi- og personalsystem for å sørgje for at du får rett lønn, ferie og avspasering og for å oppfylle rettane og pliktene dine som tilsett.

Office 365

Office 365 blir brukt som samhandlingsløysing. Vi behandlar informasjon om deg for å gi deg tilgang til filer og møter i Sharepoint og Teams.

Reiseoperatør

Vi behandlar opplysningar om deg for å kunne bestille tenestereiser.

Andre system

Vi behandlar også personopplysningar om tilsette i andre elektroniske system, til dømes:

• e-postsystem
• system for telefon og videomøte
• system for å handtere saker og bestillingar til driftsavdelinga
• sentralbord som fordeler innkommande samtalar
• sakshandteringssystem
• system for å fordele rom og lage timeplanar

I tillegg kan vi behandle opplysningar om deg i system som gjeld visse roller eller tenester i Forskingsrådet. Dette kan til dømes vere:

• verktøy for å gjennomføre nettmøte
• verktøy for opptak, direktesending (strøyming) og publisering
• system for å melde frå om avvik (feil eller uønskte hendingar)
• system for administrasjon av og støtte til forskingsprosjekt